Im Zuge der Jahresabschlussvorarbeiten muss auch das Konto Bewirtungskosten überprüft werden. Lesen Sie hier, welche Kontrollen Sie durchführen sollten.
Bewirtungskosten: So gehen Sie vor
Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass können Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Steuerlich sind hier jedoch Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen
- Speisen,
- Getränke,
- sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
- dazugehörige Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobe)
dargereicht werden. Die Versorgung von Personen mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck, z. B. im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen, stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinn dar – sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.
30 % der Aufwendungen sind beim Jahresabschluss als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten (100 %) geltend gemacht werden. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug aber generell nicht möglich.
Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten zumindest stichprobenartig überprüft werden, da diese Belege häufig im Fokus von Betriebsprüfern stehen.
Arbeitnehmerbewirtung sind vollumfänglich Betriebsausgaben
Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z. B. bei Betriebsfesten, können voll abgezogen werden, da eine solche Bewirtung in der Regel nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt allerdings seit 2015 ein lohnsteuerfreier Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die diesen Freibetrag übersteigenden Kosten sind vollumfänglich lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu bestrafen. In die 110-EUR-Freibetragsgrenze sind allerdings auch die Kosten für teilnehmende Partner und Kinder mit einzubeziehen.
Nicht nur zur richtigen Verbuchung, sondern auch zur Ordnungsmäßigkeit der Belege gibt es zusätzliche Vorschriften
Diese Aufzeichnungen müssen Sie führen
Zum Nachweis der Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:
- Ort,
- Tag,
- Anlass der Bewirtung,
- die Teilnehmer sowie
- die Höhe der Aufwendungen.
Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die früher übliche handschriftliche „Zusammenrechnung“ auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.
Für die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgabe sind Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.