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Quelle: haufe.de

Im Zuge der Jahresabschlussvorarbeiten muss auch das Konto Bewirtungskosten überprüft werden. Lesen Sie hier, welche Kontrollen Sie durchführen sollten.

Bewirtungskosten: So gehen Sie vor

Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass können Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Steuerlich sind hier jedoch Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

• Speisen,
• Getränke,
• sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
• dazugehörige Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobe)

dargereicht werden. Die Versorgung von Personen mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck, z. B. im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen, stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinn dar – sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

30 % der Aufwendungen sind beim Jahresabschluss als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten (100 %) geltend gemacht werden. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug aber generell nicht möglich.

Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten zumindest stichprobenartig überprüft werden, da diese Belege häufig im Fokus von Betriebsprüfern stehen.

Arbeitnehmerbewirtung sind vollumfänglich Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z. B. bei Betriebsfesten, können voll abgezogen werden, da eine solche Bewirtung in der Regel nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt allerdings seit 2015 ein lohnsteuerfreier Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die diesen Freibetrag übersteigenden Kosten sind vollumfänglich lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu bestrafen. In die 110-EUR-Freibetragsgrenze sind allerdings auch die Kosten für teilnehmende Partner und Kinder mit einzubeziehen.

Nicht nur zur richtigen Verbuchung, sondern auch zur Ordnungsmäßigkeit der Belege gibt es zusätzliche Vorschriften

Diese Aufzeichnungen müssen Sie führen

Zum Nachweis der Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

• Ort,
• Tag,
• Anlass der Bewirtung,
• die Teilnehmer sowie
• die Höhe der Aufwendungen.

Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die früher übliche handschriftliche „Zusammenrechnung“ auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 EUR  muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Für die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgabe sind Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.

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Quelle: Steuertipps.de

Bei der vorausgefüllten Steuererklärung können Sie Daten, welche elektronisch bei Ihrem Finanzamt hinterlegt wurden, abrufen und in Ihren Steuerfall einspielen. Folgende Belege sind derzeit abrufbar:

• Ihre Stammdaten wie Vorname, Name, Adresse, Geburtsdatum, Religion, Bankverbindung

• Lohnsteuerbescheinigung (LStB), besondere LStB

• Lohnersatzleistungen

• Rentenbezugsmitteilung (RBM)

• Bescheinigung zur Kranken- und Pflegeversicherung

• Bescheinigung über Beitrage zur Riester-Rente

• Bescheinigung über Beitrage zur Basisversorgung (Rürup-Rente)

Der Vorteil im elektronischen Datenabruf liegt in der Zeitersparnis sowie in der Verringerung der Eingabefehler beim Übertragen der Werte.

Um an dem Verfahren der vorausgefüllten Steuererklärung teilnehmen zu können, brauchen Sie zunächst ein IDNr.-Benutzerkonto bei www.elsteronline.de. Hierbei benötigen Sie Ihre persönliche Steueridentifikationsnummer. Diese haben Sie bereits von der Finanzverwaltung per Post erhalten. Sie finden diese Identifikationsnummer auch in Ihrem Steuerfall unter Weitere Angaben – Steuernummer / Finanzamt.

Quelle: haufe.de

In Vorbereitung auf den Jahresabschluss ist eine gut abgestimmte Buchhaltung wichtig. Was bei Geschenken für den Jahresabschluss abgestimmt werden sollte, zeigt der heutige Praxis-Tipp.

Geschenke: So gehen Sie vor

Geschenke und Bewirtungen dürfen aufgrund steuerlicher Vorschriften nur auf bestimmten, vorgesehenen Konten gebucht werden. Zudem bestehen spezielle Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Werden diese Vorgaben nicht erfüllt, kann dies die Anerkennung als Betriebsausgabe gefährden. Die Aufzeichnungen haben grundsätzlich zeitnah zu erfolgen – in der Regel innerhalb eines Monats. Außerdem dürfen auf den Konten „Geschenke“ oder „Bewirtungen“ keine anderen Aufwendungen wie beispielsweise Werbekosten, Zugaben u. Ä. erfasst werden. Wegen der besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke und Bewirtungen sollte hier besonders darauf geachtet werden, Fehlbuchungen zu vermeiden. Eine korrekte steuerliche Abwicklung der Aufwendungen für Geschenke und Bewirtungen wird einen Betriebsprüfer positiv stimmen.

Geschenke: Freigrenze beachten

Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen an einen Dritten.

Geschenke bis 35 EUR je Empfänger abziehbar

Grundsätzlich können Geschenke bis 35 EUR je Empfänger und je Wirtschaftsjahr steuerlich als Betriebsausgabe abgezogen werden. Wird diese Grenze – auch nur geringfügig – überschritten, entfällt der Abzug in vollem Umfang. Um die Einhaltung der Grenze nachvollziehen zu können, verlangt das Finanzamt zu den einzelnen Geschenken detaillierte Nachweise, u. a. eine Liste der jeweiligen Empfänger.

Geschenke pauschal versteuern

Werden Geschäftsfreunden Geschenke gemacht, muss der Beschenkte unter Umständen auf den Wert des Geschenks Steuern zahlen. Dann ist die Freude über das erhaltene Geschenk schnell dahin. Um dies zu vermeiden, kann der Schenkende einheitlich sämtliche Geschenke des Jahres pauschal mit 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuern (§ 37 b EStG) – und damit die Steuerpflicht des Beschenkten quasi übernehmen. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Wert eines einzelnen Geschenks oder die Geschenke je Empfänger und Jahr 10.000 EUR übersteigen.

Geschenke an Arbeitnehmer vollständig abziehbar

Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind für den Unternehmer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Sofern Sachzuwendungen für einen besonderen Anlass üblich sind und den Wert von 60 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschreiten, sind sie als steuerfreie freiwillige soziale Aufwendung zu erfassen und somit auch beim Arbeitnehmer ohne Versteuerung. Ohnehin sind Sachbezüge bis 44 EUR monatlich lohnsteuerfrei. Ansonsten kommt die Buchung als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf einem Konto für Löhne oder Gehälter infrage.

Streuartikel, Zugaben und ­Aufmerksamkeiten

Nicht als Geschenke im steuerlichen Sinn werden Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten eingestuft. Damit unterliegen sie nicht den hohen Anforderungen zur Anerkennung als Betriebsausgabe. Folgende Unterscheidung hat sich in der steuerlichen Rechtsprechung gebildet:

Streuartikel – Gegenstände von geringem Wert bis etwa 10 EUR – werden zu Hunderten oder Tausenden verschenkt, ohne dass die Empfänger bekannt sind und benannt werden müssen. Für diese Artikel besteht kein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen; vielmehr soll ein allgemeiner Werbeeffekt erzielt werden.

Zugaben werden dagegen beim Verkauf von Gegenständen kostenlos beigegeben. Sie sind deshalb als Kosten der Warenabgabe zu behandeln und abzugsfähig.

Als Aufmerksamkeit gilt die Darreichung von Kaffee, Gebäck, kleinen Snacks, Bonbons für Kinder u.Ä. Die Abgrenzung zur Bewirtung mit Speisen, die besonderen Abzugsbeschränkungen unterliegt, kann aber schon bei einer Bockwurst anfangen. Es handelt sich aufgrund des geringen Werts nicht um Geschenke (von daher ist keine Empfängerliste zu führen), aber auch nicht um Zugaben beim Warenverkauf, die getrennt zu erfassen sind.

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